Prüfliste Betriebsfähigkeit Wertorientiertes

Verbindlicher Leistungsauftrag

Der Auftrag für Wertorientiertes Facility Management beschreibt konkrete Leistungen, Empfänger, Ergebnisse und ausgeschlossene Leistungen. Erwartungen und verbindlich zugesagte Leistungen sind voneinander unterschieden.

Bestätigter Leistungsauftrag und dokumentierter Abgleich mit den tatsächlichen betrieblichen Anforderungen.

Leitung Facility Management und Controlling; vor Einführung sowie bei Änderungen des Auftrags.

Erforderliche Betriebsbedingungen

Die räumlichen, technischen, zeitlichen und personellen Voraussetzungen der Leistung sind bekannt. Betriebsgrenzen und unzulässige Nutzungssituationen sind verständlich festgelegt.

Abgestimmte Betriebsbedingungen mit überprüfbaren Grenzen und zugeordneten Verantwortlichen.

Leitung Facility Management und Controlling; vor Einführung sowie bei Änderungen des Auftrags.

Verbindliche Anforderungen

Gesetzliche, behördliche, vertragliche und selbst festgelegte Anforderungen werden mit ihrem konkreten Geltungsbereich erfasst. Widersprüchliche Vorgaben werden vor der Anwendung geklärt.

Anwendbarkeitsprüfung, vollständige Vertrags- und Bescheidunterlagen sowie dokumentierte Klärungsentscheidungen.

Leitung Facility Management und Controlling; vor Einführung sowie bei Änderungen des Auftrags.

Zuständigkeiten an Übergängen

Für Übergaben zwischen Auftraggeber, Fachverantwortlichen, Nutzenden und Dienstleistenden sind Annahmebedingungen, Ansprechpartner und Eskalation festgelegt. Eine Übergabe verschiebt keine Verantwortung stillschweigend.

Schnittstellenvereinbarung mit bestätigten Übergabekriterien und überprüften Kontaktwegen.

Leitung Facility Management und Controlling; vor Einführung sowie bei Änderungen des Auftrags.

Objektbezogene Ergänzung

Die tatsächlichen Anlagen, Räume, Beteiligten, Leistungen und Risiken sind aufgenommen. Nicht anwendbare Anforderungen werden begründet; fehlende Informationen erhalten einen Klärungsauftrag.

Dokumentierte Bestandsaufnahme mit Anwendbarkeit, offenen Informationen und verantwortlichen Personen.

Leitung Facility Management und Controlling; vor Einführung sowie bei Änderungen des Auftrags.

Entscheidungsgegenstand

Betrachtete Leistung, Anlage, Fläche oder organisatorische Lösung ist eindeutig beschrieben. Die Systemgrenze umfasst wesentliche Auswirkungen auf die unterstützten Kernaufgaben.

Bestätigter Untersuchungsauftrag mit abgegrenztem Gegenstand und Entscheidung.

Unternehmensleitung, Facility Management und Controlling; vor Beginn einer Wertuntersuchung.

Wertbegriff

Nutzen, Qualität, Aufwand und Risiko werden ausdrücklich unterschieden. Ein niedriger Preis oder hoher Wiederverkaufswert wird nicht automatisch mit hohem betrieblichem Wert gleichgesetzt.

Abgestimmtes Wertverständnis mit konkreten Bewertungsdimensionen.

Unternehmensleitung, Facility Management und Controlling; vor Beginn einer Wertuntersuchung.

Adressaten des Nutzens

Nutznießende, Kostentragende und von Nachteilen betroffene Gruppen sind bekannt.

Beteiligtenanalyse mit nachvollziehbar beschriebenen Nutzen- und Belastungswirkungen.

Unternehmensleitung, Facility Management und Controlling; vor Beginn einer Wertuntersuchung.

Entscheidungshorizont

Betrachtungszeitraum und spätere Bindungen passen zur tatsächlichen Lebensdauer und Nutzungsplanung.

Dokumentierter Zeithorizont mit begründeten Annahmen.

Unternehmensleitung, Facility Management und Controlling; vor Beginn einer Wertuntersuchung.

Abgrenzung zur Bewertung von Immobilien

Eine erforderliche Verkehrswert- oder Bilanzbewertung wird als eigene Fachaufgabe behandelt. Die Wertanalyse betrieblicher Leistungen ersetzt kein entsprechendes Bewertungsgutachten.

Geklärter Bewertungsauftrag und erforderliche fachliche Abgrenzung.

Unternehmensleitung, Facility Management und Controlling; vor Beginn einer Wertuntersuchung.

Tatsächlicher Bedarf

Bedürfnisse werden anhand realer Tätigkeiten und Nutzungssituationen erhoben. Gewohnheiten und ausdrücklich erforderliche Funktionen bleiben unterscheidbar.

Bedarfserhebung mit konkreten Anwendungsfällen.

Nutzerverantwortliche und zuständige Fachstellen; bei Bedarfserhebung und Zieldefinition.

Verbindliche Anforderungen

Rechtliche, behördliche und vertragliche Mindestbedingungen sind vollständig berücksichtigt.

Anforderungsübersicht mit geprüfter Verbindlichkeit.

Nutzerverantwortliche und zuständige Fachstellen; bei Bedarfserhebung und Zieldefinition.

Sicherheitsgrenzen

Unzulässige Gefährdungen und nicht verzichtbare Schutzfunktionen werden nicht gegen Kostenersparnisse aufgerechnet.

Gesonderte Mindestanforderungsprüfung aller Alternativen.

Nutzerverantwortliche und zuständige Fachstellen; bei Bedarfserhebung und Zieldefinition.

Barrierefreie Nutzbarkeit

Relevante Zugangs- und Teilhabebedingungen werden als tatsächliche Nutzungsanforderungen betrachtet.

Nutzerbezogene Bewertung der vollständigen Nutzungskette.

Nutzerverantwortliche und zuständige Fachstellen; bei Bedarfserhebung und Zieldefinition.

Änderung von Bedürfnissen

Geänderte Nutzung, Belegung und Leistungsziele werden rechtzeitig in die Wertbetrachtung übernommen.

Aktualisierte Bedarfslage mit bewerteten Folgen für die Entscheidung.

Nutzerverantwortliche und zuständige Fachstellen; bei Bedarfserhebung und Zieldefinition.

Grundfunktionen

Der notwendige Zweck ist in verständlichen und überprüfbaren Funktionen beschrieben.

Funktionsübersicht mit eindeutigem Bezug zum Bedarf.

Wertanalyseleitung und Fachverantwortliche; zu Beginn der Lösungsentwicklung.

Nebenfunktionen

Unterstützende und ergänzende Funktionen sind hinsichtlich ihrer tatsächlichen Bedeutung bewertet.

Begründete Funktionshierarchie.

Wertanalyseleitung und Fachverantwortliche; zu Beginn der Lösungsentwicklung.

Lösungsneutralität

Anforderungen beschreiben zunächst das benötigte Ergebnis und nicht voreilig ein bestimmtes Fabrikat oder eine bestehende Bauweise.

Prüfung der Formulierungen auf vermeidbare Lösungsvorgaben.

Wertanalyseleitung und Fachverantwortliche; zu Beginn der Lösungsentwicklung.

Funktionsbeziehungen

Abhängigkeiten zwischen Funktionen sind nachvollziehbar. Das Entfernen einer scheinbar entbehrlichen Funktion wird auf Folgen für andere Funktionen geprüft.

Funktionsmodell mit dokumentierten Abhängigkeiten.

Wertanalyseleitung und Fachverantwortliche; zu Beginn der Lösungsentwicklung.

Funktionsnachweis

Für wesentliche Funktionen ist bestimmt, wie ihre tatsächliche Erfüllung geprüft wird.

Funktionale Annahmekriterien und geeignete Prüfverfahren.

Wertanalyseleitung und Fachverantwortliche; zu Beginn der Lösungsentwicklung.

Leistungsbasis

Bestehender Leistungsumfang, Qualität, Betriebszeiten und Nutzung sind dokumentiert.

Überprüfte Ausgangsaufnahme mit tatsächlichen Leistungsdaten.

Controlling und Fachverantwortliche; vor Berechnung und Umsetzung.

Kostenbasis

Relevante direkte und indirekte Aufwendungen sind vollständig erfasst. Verteilte Kosten bleiben in der Gesamtsicht erkennbar.

Kostenaufnahme mit Abgleich zur betrieblichen Buchführung.

Controlling und Fachverantwortliche; vor Berechnung und Umsetzung.

Mängel und Defizite

Bekannte Untererfüllung und aufgeschobene Maßnahmen werden ausdrücklich berücksichtigt. Ein unzulässiger Ausgangsbetrieb wird nicht als kostenoptimale Referenz verwendet.

Bewertung bestehender Defizite und notwendiger Nachholaufwendungen.

Controlling und Fachverantwortliche; vor Berechnung und Umsetzung.

Bereinigung

Preis-, Mengen- und Nutzungsänderungen werden bei Vergleichen nachvollziehbar berücksichtigt.

Dokumentierte Normalisierung mit unveränderten oder erläuterten Bezugsgrößen.

Controlling und Fachverantwortliche; vor Berechnung und Umsetzung.

Datenqualität

Unsichere oder geschätzte Werte sind gekennzeichnet und auf Entscheidungsrelevanz geprüft.

Datenqualitätsbericht und Sensitivitätsprüfung wichtiger Unsicherheiten.

Controlling und Fachverantwortliche; vor Berechnung und Umsetzung.

Nutzenarten

Verfügbarkeit, Nutzbarkeit, Produktivität, Komfort und weitere relevante Wirkungen sind getrennt beschrieben.

Nutzenstruktur mit klaren Definitionen.

Nutzenverantwortliche und Controlling; bei Bewertung von Handlungsoptionen.

Wirkungskette

Es ist nachvollziehbar, wie eine Maßnahme zu einem betrieblichen Ergebnis führen soll.

Beschriebene Ursache-Wirkungs-Annahmen mit überprüfbaren Zwischenergebnissen.

Nutzenverantwortliche und Controlling; bei Bewertung von Handlungsoptionen.

Quantifizierbarkeit

Monetarisierbare und nicht belastbar monetarisierbare Wirkungen werden unterschieden.

Bewertungsregeln mit nachvollziehbarer Geld- oder qualitativer Zuordnung.

Nutzenverantwortliche und Controlling; bei Bewertung von Handlungsoptionen.

Doppelzählung

Überschneidende Effekte werden nicht mehrfach als Nutzen angesetzt.

Prüfung der Nutzenpositionen auf gemeinsame Ursachen und überlappende Wirkungen.

Nutzenverantwortliche und Controlling; bei Bewertung von Handlungsoptionen.

Ergebnisverantwortung

Für die spätere Erhebung jedes wesentlichen Nutzens ist eine verantwortliche Funktion benannt.

Nutzenregister mit Messverfahren, Zeitpunkt und Verantwortlichen.

Nutzenverantwortliche und Controlling; bei Bewertung von Handlungsoptionen.

Gesamtkostenziel

Ein wirtschaftliches Ziel ist transparent hergeleitet und mit unverzichtbaren Anforderungen vereinbar.

Begründetes Zielkostenmodell mit Mindestanforderungen.

Controlling, Fachverantwortliche und Einkauf; bei Zielbildung und Lösungsentwicklung.

Funktionskosten

Kosten sind soweit zweckmäßig den erbrachten Funktionen zugeordnet.

Nachvollziehbare Zuordnung von Aufwand zu Funktionsbeiträgen.

Controlling, Fachverantwortliche und Einkauf; bei Zielbildung und Lösungsentwicklung.

Verteilte Ziele

Teilziele für Komponenten und Leistungen unterstützen das Gesamtziel. Eine Einsparung an einer Stelle darf nicht unbemerkt höhere Folgekosten an anderer Stelle erzeugen.

Konsistentes Teilkostenmodell mit Schnittstellenprüfung.

Controlling, Fachverantwortliche und Einkauf; bei Zielbildung und Lösungsentwicklung.

Realisierbarkeit

Zielkosten werden mit technischen Möglichkeiten und verfügbarer Marktleistung abgeglichen.

Plausibilitätsprüfung anhand belastbarer Lösungs- und Angebotsdaten.

Controlling, Fachverantwortliche und Einkauf; bei Zielbildung und Lösungsentwicklung.

Zielabweichung

Nicht erreichbare Ziele lösen eine zuständige Entscheidung aus. Sicherheits- oder Qualitätsanforderungen werden nicht verdeckt zur Zielerreichung reduziert.

Dokumentierte Abweichungsentscheidung mit bewerteten Alternativen.

Controlling, Fachverantwortliche und Einkauf; bei Zielbildung und Lösungsentwicklung.

Alternative Prinzipien

Varianten berücksichtigen technische, organisatorische und nutzungsbezogene Lösungsansätze.

Dokumentierte Variantenübersicht mit unterschiedlichen Wirkprinzipien.

Interdisziplinäres Wertanalyseteam; während der Variantenentwicklung.

Verzicht und Vereinfachung

Entfall oder Vereinfachung von Leistungen wird nur nach Prüfung der betroffenen Funktionen betrachtet.

Funktionsbezogene Folgenprüfung vorgeschlagener Vereinfachungen.

Interdisziplinäres Wertanalyseteam; während der Variantenentwicklung.

Standardisierung

Einheitliche Lösungen werden auf tatsächliche Eignung und notwendige Ausnahmen geprüft.

Bewertetes Standardisierungskonzept mit klaren Einsatzgrenzen.

Interdisziplinäres Wertanalyseteam; während der Variantenentwicklung.

Kooperation

Gemeinsame Nutzung und externe Zusammenarbeit werden auf Verfügbarkeit, Abhängigkeiten und Verantwortung geprüft.

Kooperationsbewertung mit realistischen Betriebsbedingungen.

Interdisziplinäres Wertanalyseteam; während der Variantenentwicklung.

Ergebnisoffenheit

Eine bereits bevorzugte Variante wird nicht durch nachträglich angepasste Kriterien künstlich bestätigt.

Nachvollziehbarer Verlauf von Kriterienfestlegung und Variantenbewertung.

Interdisziplinäres Wertanalyseteam; während der Variantenentwicklung.

Investitionskosten

Beschaffung, Planung, Integration und Inbetriebnahme sind angemessen erfasst.

Vollständige Investitionskostenschätzung mit dokumentierten Annahmen.

Controlling und technische Fachverantwortliche; bei Wirtschaftlichkeitsbewertung.

Betriebskosten

Personal, Energie, Verbrauchsmittel, Wartung und erforderliche Prüfungen sind im tatsächlichen Nutzungsumfang berücksichtigt.

Betriebsmodell mit nachvollziehbaren Mengen und Preisen.

Controlling und technische Fachverantwortliche; bei Wirtschaftlichkeitsbewertung.

Erneuerung und Ausfall

Ersatzinvestitionen, technische Alterung und relevante Ausfallfolgen werden angemessen berücksichtigt.

Lebenszyklusplan mit bewerteten Erneuerungs- und Ausfallannahmen.

Controlling und technische Fachverantwortliche; bei Wirtschaftlichkeitsbewertung.

Endkosten und Restwerte

Rückbau, Entsorgung, Vertragsende und belastbar begründete Restwerte sind einbezogen.

Nachvollziehbare Endkosten- und Restwertannahmen.

Controlling und technische Fachverantwortliche; bei Wirtschaftlichkeitsbewertung.

Zeitliche Konsistenz

Zeiträume, Preisstände und gegebenenfalls Abzinsung sind einheitlich angewendet.

Prüfbare Berechnung mit dokumentierten Rechenregeln.

Controlling und technische Fachverantwortliche; bei Wirtschaftlichkeitsbewertung.

Risikoprofil

Technische, organisatorische, rechtliche und wirtschaftliche Risiken jeder Variante sind nachvollziehbar beschrieben.

Variantenbezogenes Risikoregister.

Risikoverantwortliche und Entscheidungsträger; vor Auswahl und bei wesentlichen Veränderungen.

Gemeinsame Abhängigkeiten

Mehrere scheinbar unabhängige Reserven werden auf gemeinsame Ursachen und Ressourcen geprüft.

Abhängigkeitsanalyse und bewertete Mehrfachausfallszenarien.

Risikoverantwortliche und Entscheidungsträger; vor Auswahl und bei wesentlichen Veränderungen.

Sensitivität

Kosten- und Nutzenannahmen werden auf realistische Veränderungen geprüft.

Sensitivitätsrechnung mit entscheidungsrelevanten Umschlagpunkten.

Risikoverantwortliche und Entscheidungsträger; vor Auswahl und bei wesentlichen Veränderungen.

Flexibilität

Anpassbarkeit, Erweiterung und spätere Wechselmöglichkeiten werden als eigene Eigenschaften bewertet.

Bewertung konkreter Änderungs- und Wechseloptionen.

Risikoverantwortliche und Entscheidungsträger; vor Auswahl und bei wesentlichen Veränderungen.

Unumkehrbare Bindungen

Lange Vertragsbindungen, proprietäre Daten und schwer rückbaubare Eingriffe werden ausdrücklich berücksichtigt.

Bindungs- und Ausstiegsbewertung jeder wesentlichen Variante.

Risikoverantwortliche und Entscheidungsträger; vor Auswahl und bei wesentlichen Veränderungen.

Eignungsprüfung

Varianten ohne unverzichtbare Voraussetzungen werden vor einer gewichteten Gesamtbewertung ausgesondert oder klar als ungeeignet gekennzeichnet.

Dokumentierter Mindestanforderungsabgleich.

Zuständige Entscheidungsträger und Bewertungsmoderation; bei Variantenvergleich und Auswahl.

Kriterien und Gewichte

Kriterien sind relevant, möglichst überschneidungsfrei und vor der abschließenden Bewertung festgelegt.

Begründete Kriterien- und Gewichtungsentscheidung.

Zuständige Entscheidungsträger und Bewertungsmoderation; bei Variantenvergleich und Auswahl.

Bewertungsnachweise

Einzelbewertungen beruhen auf erkennbaren Daten, Prüfungen oder begründeten Einschätzungen.

Variantenbewertung mit nachvollziehbaren Belegen.

Zuständige Entscheidungsträger und Bewertungsmoderation; bei Variantenvergleich und Auswahl.

Qualitative Grenzen

Nicht sinnvoll quantifizierbare Wirkungen werden sachlich beschrieben. Eine Punktzahl ersetzt keine fachliche Begründung.

Ergänzende qualitative Bewertung und offengelegte Aussagegrenzen.

Zuständige Entscheidungsträger und Bewertungsmoderation; bei Variantenvergleich und Auswahl.

Robuste Auswahl

Auswirkungen anderer plausibler Gewichte und Annahmen sind geprüft.

Robustheitsanalyse und dokumentierte Begründung der Auswahl.

Zuständige Entscheidungsträger und Bewertungsmoderation; bei Variantenvergleich und Auswahl.

Funktionale Anforderungen

Leistungsbeschreibungen sichern die benötigten Ergebnisse und vermeiden unnötige Produktbindungen.

Prüffähige funktionale Leistungsbeschreibung.

Einkauf, Fachverantwortliche und Vertragsmanagement; bei Ausschreibung und Vertragsschluss.

Gleichwertigkeit

Vorgeschlagene Alternativen werden anhand derselben Anforderungen auf Eignung geprüft.

Fachliche Gleichwertigkeitsbewertung mit konkreten Nachweisen.

Einkauf, Fachverantwortliche und Vertragsmanagement; bei Ausschreibung und Vertragsschluss.

Gesamtkostenangebote

Angebote werden auf vergleichbare Leistungen und vollständige Folgekosten abgeglichen.

Angebotsvergleich mit bereinigten Leistungs- und Kostenunterschieden.

Einkauf, Fachverantwortliche und Vertragsmanagement; bei Ausschreibung und Vertragsschluss.

Nachweisverpflichtung

Versprochene Funktionen und Wirkungen besitzen vereinbarte Abnahme- oder Leistungsnachweise.

Vertragliche Annahmekriterien und geeigneter Prüfplan.

Einkauf, Fachverantwortliche und Vertragsmanagement; bei Ausschreibung und Vertragsschluss.

Lebenszyklusrechte

Erforderliche Dokumentation, Ersatzteilversorgung, Datenzugang und Wechselmöglichkeiten sind ausreichend gesichert.

Vertragsprüfung der langfristigen Nutzungs- und Handlungsfähigkeit.

Einkauf, Fachverantwortliche und Vertragsmanagement; bei Ausschreibung und Vertragsschluss.

Änderungsbezug

Jede relevante Änderung wird auf betroffene Funktionen und Nutzenziele geprüft.

Änderungsantrag mit Funktions- und Folgenbewertung.

Projektleitung und Wertverantwortliche; bei Planungsfortschritt und Änderungsanträgen.

Kostenverlagerung

Geringere Bau- oder Beschaffungskosten werden auf zusätzliche Betriebs- und Erhaltungskosten untersucht.

Aktualisierte Lebenszykluskostenrechnung.

Projektleitung und Wertverantwortliche; bei Planungsfortschritt und Änderungsanträgen.

Qualität und Sicherheit

Material- oder Ausführungsänderungen erhalten notwendige Qualität und Schutzbedingungen.

Fachliche Eignungsprüfung und erforderliche Nachweise.

Projektleitung und Wertverantwortliche; bei Planungsfortschritt und Änderungsanträgen.

Nutzerfolgen

Auswirkungen auf Bedienung, Zugänglichkeit und Arbeitsabläufe werden vor Umsetzung bewertet.

Nutzerbezogene Prüfung der geänderten Lösung.

Projektleitung und Wertverantwortliche; bei Planungsfortschritt und Änderungsanträgen.

Nachgeführte Entscheidung

Genehmigte Änderungen werden im Kosten-, Nutzen- und Risikomodell aktualisiert.

Konsistenter Änderungsstand aller Entscheidungsunterlagen.

Projektleitung und Wertverantwortliche; bei Planungsfortschritt und Änderungsanträgen.

Prüffrage

Ein Pilot besitzt konkrete Annahmen, Erfolgskriterien und einen geeigneten Vergleich.

Versuchsplan mit definierter Fragestellung und Messgrößen.

Fachverantwortliche und Versuchsfederführung; vor breiter Umsetzung.

Sicherer Versuch

Versuche gefährden weder Personen noch unverzichtbare betriebliche Funktionen.

Gefährdungsbewertung und notwendige Versuchsfreigabe.

Fachverantwortliche und Versuchsfederführung; vor breiter Umsetzung.

Repräsentativer Einsatz

Testbedingungen berücksichtigen relevante Nutzung und Belastung.

Begründeter Testumfang mit dokumentierten Grenzen.

Fachverantwortliche und Versuchsfederführung; vor breiter Umsetzung.

Wirkungserfassung

Kosten, Leistung, Nutzerfolgen und unerwünschte Wirkungen werden gemeinsam erhoben.

Vollständige Pilotbewertung mit geeigneten Mess- und Rückmeldedaten.

Fachverantwortliche und Versuchsfederführung; vor breiter Umsetzung.

Übertragbarkeit

Ergebnisse werden auf den späteren Umfang und abweichende Randbedingungen geprüft.

Entscheidung über Einführung, Anpassung oder Verzicht mit begründeten Bedingungen.

Fachverantwortliche und Versuchsfederführung; vor breiter Umsetzung.

Übergabe der Ziele

Betriebsverantwortliche kennen Nutzenziele, erforderliche Betriebsweisen und Messaufgaben.

Bestätigte Ziel- und Aufgabenübergabe.

Nutzenverantwortliche und operative Leitung; nach Einführung und in festgelegten Bewertungsabständen.

Tatsächliche Umsetzung

Für den Nutzen erforderliche Schulungen, Einstellungen und Verhaltensänderungen sind wirksam eingeführt.

Umsetzungsprüfung und praktische Betriebsbeobachtung.

Nutzenverantwortliche und operative Leitung; nach Einführung und in festgelegten Bewertungsabständen.

Messbarer Erfolg

Erreichte Ergebnisse werden mit einer geeigneten Ausgangsbasis verglichen.

Nachvollziehbare Vorher-Nachher-Auswertung mit bereinigten Rahmenbedingungen.

Nutzenverantwortliche und operative Leitung; nach Einführung und in festgelegten Bewertungsabständen.

Keine vorzeitige Verbuchung

Geplante, beauftragte und realisierte Einsparungen werden getrennt berichtet.

Nutzenregister mit eindeutigem Realisierungsstatus.

Nutzenverantwortliche und operative Leitung; nach Einführung und in festgelegten Bewertungsabständen.

Abweichungsbehandlung

Nicht erreichte Wirkungen führen zu Ursachenprüfung und zuständiger Entscheidung.

Maßnahmenplan mit erneuter Wirksamkeitskontrolle.

Nutzenverantwortliche und operative Leitung; nach Einführung und in festgelegten Bewertungsabständen.

Ressourcenwirkung

Energie, Wasser, Materialien und Abfälle werden mit angemessenen Systemgrenzen betrachtet.

Belastbare Ressourcenbilanz und dokumentierte Annahmen.

Nachhaltigkeitsverantwortliche und Entscheidungsträger; bei Zielbildung und Variantenbewertung.

Lebensdauer

Reparierbarkeit, Haltbarkeit und Erneuerbarkeit werden auf den tatsächlichen Einsatz bezogen bewertet.

Technische Lebensdauer- und Erhaltungseignungsprüfung.

Nachhaltigkeitsverantwortliche und Entscheidungsträger; bei Zielbildung und Variantenbewertung.

Soziale Nutzbarkeit

Zugänglichkeit, Gesundheit und Arbeitsbedingungen sind als relevante Wirkungen berücksichtigt.

Nutzer- und arbeitsschutzbezogene Bewertung.

Nachhaltigkeitsverantwortliche und Entscheidungsträger; bei Zielbildung und Variantenbewertung.

Verlagerungseffekte

Verbesserungen im eigenen Bereich werden auf Nachteile in vorgelagerten oder nachgelagerten Leistungen geprüft.

Systemgrenzenübergreifende Folgenbewertung.

Nachhaltigkeitsverantwortliche und Entscheidungsträger; bei Zielbildung und Variantenbewertung.

Nachweisbare Aussagen

Nachhaltigkeits- und Nutzenbehauptungen werden nur in dem durch Daten und Prüfungen gedeckten Umfang verwendet.

Überprüfung wesentlicher Aussagen gegen belastbare Nachweise.

Nachhaltigkeitsverantwortliche und Entscheidungsträger; bei Zielbildung und Variantenbewertung.

Vergleichbare Vorhaben

Projekte werden anhand konsistenter Anforderungen und Bewertungsgrundlagen priorisiert.

Portfoliobewertung mit einheitlichen Begriffs- und Datenregeln.

Portfoliomanagement und Leitung Facility Management; bei Priorisierung und Entwicklungsplanung.

Ressourcenabhängigkeiten

Gemeinsame Personal-, Finanz- und Betriebskapazitäten begrenzen die gleichzeitige Umsetzung.

Realistische Ressourcen- und Terminplanung.

Portfoliomanagement und Leitung Facility Management; bei Priorisierung und Entwicklungsplanung.

Wechselwirkungen

Maßnahmen werden auf gegenseitige Nutzenverstärkung oder Behinderung geprüft.

Abhängigkeitsübersicht und abgestimmte Umsetzungsreihenfolge.

Portfoliomanagement und Leitung Facility Management; bei Priorisierung und Entwicklungsplanung.

Regelmäßige Neubewertung

Geänderte Nutzung, Risiken und Rahmenbedingungen lösen eine erneute Bewertung relevanter Entscheidungen aus.

Aktualisierte Portfolioentscheidung mit nachvollziehbaren Änderungsgründen.

Portfoliomanagement und Leitung Facility Management; bei Priorisierung und Entwicklungsplanung.

Geordneter Verzicht

Nicht mehr werthaltige Leistungen werden nur nach Prüfung ihrer Funktionen und Bindungen beendet.

Abgestimmte Beendigungsentscheidung mit gesichertem Ersatz notwendiger Funktionen.

Portfoliomanagement und Leitung Facility Management; bei Priorisierung und Entwicklungsplanung.

Aufgabenübertragung

Aufgaben, Grenzen, Befugnisse und Berichtspflichten sind an geeignete Funktionen übertragen. Kontroll- und Auswahlpflichten werden nicht mit der bloßen Beauftragung als erledigt behandelt.

Bestätigte Aufgabenübertragungen mit Zuständigkeit, Befugnissen und vorgesehenen Kontrollen.

Leitung Facility Management und Controlling; vor Betriebsaufnahme und bei personellen oder vertraglichen Änderungen.

Fachliche Eignung

Für jede sicherheits-, qualitäts- oder entscheidungskritische Aufgabe ist die erforderliche Qualifikation festgelegt. Einweisungen und gegebenenfalls Befähigungsnachweise passen zum tatsächlichen Tätigkeitsumfang.

Aufgabenbezogene Qualifikationsmatrix mit gültigen Nachweisen und überprüfter praktischer Handlungsfähigkeit.

Leitung Facility Management und Controlling; vor Betriebsaufnahme und bei personellen oder vertraglichen Änderungen.

Ausreichende Besetzung

Arbeitsmenge, Spitzenlasten, Abwesenheiten und erforderliche Reaktionszeiten sind in der Kapazitätsplanung berücksichtigt. Unvereinbare Bereitschafts- oder Vertretungsaufgaben werden nicht mehrfach mit derselben Kapazität abgedeckt.

Belastbare Einsatzplanung mit Lastannahmen, Vertretung und dokumentierten Kapazitätsgrenzen.

Leitung Facility Management und Controlling; vor Betriebsaufnahme und bei personellen oder vertraglichen Änderungen.

Vertretung und Erreichbarkeit

Vertretungen besitzen die benötigten Informationen, Zugriffsrechte und Entscheidungsbefugnisse. Abwesenheit einer Einzelperson führt nicht zum unbemerkten Ausfall einer kritischen Aufgabe.

Erreichbarkeitstest und Fallprobe einer Vertretung einschließlich erforderlicher Zugriffe.

Leitung Facility Management und Controlling; vor Betriebsaufnahme und bei personellen oder vertraglichen Änderungen.

Verfügbare Arbeitsmittel

Erforderliche Räume, Systeme, Unterlagen und Hilfsmittel sind verfügbar und einsatzfähig. Abhängigkeiten von Lizenzen, Lieferanten oder privaten Arbeitsmitteln sind geklärt.

Arbeitsmittelübersicht, Funktionsnachweise und dokumentierte Bereitstellung für die vorgesehenen Tätigkeiten.

Leitung Facility Management und Controlling; vor Betriebsaufnahme und bei personellen oder vertraglichen Änderungen.

Gelenkte Änderungen

Änderungen an Verfahren, Daten, Leistungen oder Verträgen werden vor Umsetzung auf Auswirkungen geprüft. Betroffene Stellen erhalten einen eindeutig bestimmten Änderungsstand.

Änderungsantrag mit Folgenabschätzung, Entscheidung, Umsetzungsnachweis und bestätigter Information.

Leitung Facility Management und Controlling; laufend sowie vor Änderungen und nach Unterbrechungen.

Verlässliche Nachweise

Nachweise sind vollständig, lesbar und eindeutig ihrem Gegenstand zugeordnet. Eine Unterschrift bestätigt nur den tatsächlich geprüften Umfang und ersetzt keine fehlenden Prüfinhalte.

Stichprobenprüfung von Herkunft, Datum, Gegenstand, Prüfumfang und festgehaltenem Ergebnis.

Leitung Facility Management und Controlling; laufend sowie vor Änderungen und nach Unterbrechungen.

Datenschutz und Berechtigung

Zugriff, Nutzung, Weitergabe und Aufbewahrung betrieblicher oder personenbezogener Informationen sind zweckbezogen geregelt. Vertraulichkeit verhindert nicht den Zugang rechtmäßig zuständiger Stellen.

Rollenbasierte Berechtigungsprüfung sowie festgelegte Aufbewahrungs- und Löschregeln.

Leitung Facility Management und Controlling; laufend sowie vor Änderungen und nach Unterbrechungen.

Ausfall und Ersatzverfahren

Für kritische Unterbrechungen bestehen ausführbare Ersatzverfahren mit klaren Grenzen. Manuelle Arbeit oder ein Fremddienst wird nicht ohne Prüfung als gleichwertiger Ersatz eingestuft.

Erprobtes Ausfallverfahren mit notwendigen Ressourcen, Auslösekriterien und Einschränkungen.

Leitung Facility Management und Controlling; laufend sowie vor Änderungen und nach Unterbrechungen.

Geordnete Wiederaufnahme

Nach einer Unterbrechung werden offene Vorgänge, zwischenzeitliche Änderungen und Nacharbeiten abgeglichen. Die Wiederaufnahme erfolgt erst nach Prüfung der tatsächlich benötigten Voraussetzungen.

Wiederaufnahmeprotokoll mit Datenabgleich, offenen Risiken und dokumentierter Entscheidung.

Leitung Facility Management und Controlling; laufend sowie vor Änderungen und nach Unterbrechungen.

Einzelbewertung kritischer Voraussetzungen

Unverzichtbare Voraussetzungen werden einzeln bewertet. Gute Ergebnisse in anderen Bereichen gleichen eine fehlende Schutzfunktion oder eine nicht erfüllte verbindliche Voraussetzung nicht aus.

Bewertung je Prüfpunkt mit begründetem Bezug zu Nutzung, Risiko und verbindlichen Anforderungen.

Leitung Facility Management und Controlling; vor Anwendung, regelmäßig risikobezogen sowie bei wesentlichen Abweichungen.

Fehlender Nachweis

Ist die Erfüllung nicht belegt, wird der Zustand als nicht nachgewiesen behandelt. Die fehlende Dokumentation wird weder automatisch mit einer Störung noch mit einem erfüllten Soll gleichgesetzt.

Klärungsauftrag mit erforderlicher Prüfung, Termin und nachvollziehbarem Umgang mit der Unsicherheit.

Leitung Facility Management und Controlling; vor Anwendung, regelmäßig risikobezogen sowie bei wesentlichen Abweichungen.

Nachgewiesene Beeinträchtigung

Festgestellte Abweichungen werden auf unmittelbare Gefährdungen, Leistungsfolgen und notwendige Einschränkungen geprüft. Sofortmaßnahmen werden nicht bis zur regulären Berichtsperiode aufgeschoben.

Abweichungsbewertung mit Sofortmaßnahmen, Zuständigkeit, Frist und Wirksamkeitskontrolle.

Leitung Facility Management und Controlling; vor Anwendung, regelmäßig risikobezogen sowie bei wesentlichen Abweichungen.

Befristete Ersatzmaßnahmen

Ein eingeschränkter Betrieb wird nur innerhalb zulässiger Grenzen und mit ausdrücklich bewerteten Ersatzmaßnahmen vorgesehen. Befristung, Überwachung und Abbruchkriterien sind festgelegt.

Dokumentierte Einzelfallentscheidung mit Restfolgen, Maßnahmen, Endtermin und erforderlichen Zustimmungen.

Leitung Facility Management und Controlling; vor Anwendung, regelmäßig risikobezogen sowie bei wesentlichen Abweichungen.

Nachhaltiger Maßnahmenabschluss

Eine Maßnahme gilt erst als abgeschlossen, wenn das geforderte Ergebnis nachgewiesen ist. Beauftragung, Zahlung oder eine unbelegte Erledigtmeldung reichen dafür nicht aus.

Nachprüfung der tatsächlichen Wirkung und geschlossener Nachweis der verbleibenden Restpunkte.

Leitung Facility Management und Controlling; vor Anwendung, regelmäßig risikobezogen sowie bei wesentlichen Abweichungen.