Nicht nur Einsparpotenziale suchen, sondern Wertverluste verstehen
Wertorientiertes Facility Management konzentriert sich häufig auf neue Möglichkeiten zur Wertsteigerung. Ebenso wichtig ist die Frage, an welchen Stellen vorhandener Wert im täglichen Betrieb verloren geht.
Solche Verluste bestehen nicht ausschließlich aus hohen Rechnungen. Zeit, unnötige Prozessschritte, Störungen, Leerstände, Doppelarbeiten oder vermeidbare Ressourcenverbräuche können ebenfalls Wert vernichten.
Die bestehende Microsite behandelt Wertstromgestaltung, Funktionskostenanalyse und Kosteneinsparungen bereits umfassend. Eine Wertverlustanalyse verbindet diese Ansätze mit dem realen FM-Regelbetrieb.
Prozessverluste: Doppelarbeit und unnötige Freigaben.
Assetverluste: vorzeitiger Verschleiß.
Energieverluste: unnötiger Verbrauch.
Flächenverluste: ungenutzte oder ungeeignete Flächen.
Qualitätsverluste: Nacharbeit und Beschwerden.
Ausfallverluste: Betriebsunterbrechungen.
Diese Kategorien ermöglichen eine systematische Suche.
Prozesse aus Nutzersicht betrachten
Ein FM-Prozess kann intern effizient erscheinen und für den Nutzer trotzdem unnötigen Aufwand erzeugen.
Beispielsweise muss ein Nutzer für eine kleine Störung mehrere Ansprechpartner kontaktieren.
Die Organisation spart möglicherweise einen zentralen Service Desk, erzeugt jedoch hohe verteilte Such- und Kommunikationskosten.
Wertverlustanalyse betrachtet deshalb die gesamte Prozesskette.
Wartezeiten sichtbar machen
Viele FM-Prozesse besitzen geringe Bearbeitungszeit, aber hohe Durchlaufzeit.
Ein Freigabeprozess kann zehn Minuten tatsächliche Arbeit benötigen, aber zwei Wochen dauern.
Solche Wartezeiten sind wichtige Wertverluste.
Prozessdaten und Zeitstempel können sie sichtbar machen.
Wiederholung und Nacharbeit erfassen
Eine Tätigkeit, die beim ersten Mal nicht richtig ausgeführt wird, erzeugt zusätzliche Ressourcenbindung.
Beispiele:
Nachreinigung,
zweite Technikeranfahrt,
erneute Rechnungsprüfung,
wiederholte Datenerfassung.
Diese Kosten sind häufig auf verschiedene Organisationseinheiten verteilt und deshalb wenig sichtbar.
Technische Verluste einbeziehen
Auch technische Systeme können systematisch Wert verlieren.
Eine schlecht eingestellte Anlage verursacht möglicherweise gleichzeitig:
höheren Energieverbrauch,
mehr Verschleiß,
schlechteren Komfort,
zusätzliche Beschwerden.
Die Ursachen liegen dann nicht in vier unterschiedlichen Problemen, sondern in einer technischen Fehlfunktion.
Wertverlust quantifizieren
Nicht jeder Verlust muss exakt monetarisiert werden.
Mögliche Kennzahlen sind:
verlorene Arbeitsstunden,
Zusatzkosten,
Energieverlust,
ungenutzte Fläche,
Ausfalldauer,
Wiederholrate.
Damit lassen sich Handlungsfelder vergleichen.
Ursachen vor Maßnahmen verstehen
Ein häufiger Fehler wäre, jeden Verlust sofort mit einer Kostensenkungsmaßnahme zu beantworten.
Zunächst sollte geklärt werden, warum der Verlust entsteht.
Vielleicht ist ein Prozess unnötig komplex. Vielleicht fehlen Daten. Vielleicht ist die technische Anlage überaltert.
Maßnahmen nach Gesamtwirkung priorisieren
Eine kleine Verbesserung an einer häufig durchlaufenen Tätigkeit kann mehr Wert erzeugen als eine spektakuläre Einzelmaßnahme.
Pareto-Analysen können hierbei helfen.
Wertverlustanalyse richtet den Blick auf eine einfache Frage:
„Wo investieren wir heute Ressourcen, ohne dass daraus ein entsprechender Nutzen entsteht – oder wo verlieren wir bereits vorhandenen Nutzen durch schlechte Prozesse und technische Zustände?“
Diese Perspektive ergänzt klassische Kostensenkung um einen wesentlich umfassenderen Ansatz zur kontinuierlichen FM-Optimierung.
