Timeline zu wertorientiertem Facility Management bei Standortverlagerungen
Funktion einer Timeline zu wertorientiertem Facility Management bei Standortverlagerungen
Eine Timeline zu wertorientiertem Facility Management im Kontext einer Standortverlagerung dient der frühzeitigen Integration betriebswirtschaftlicher, technischer und nutzerbezogener Zielgrößen in Planung, Aufbau und Betrieb des neuen Standorts. Sie strukturiert Maßnahmen zur Lebenszyklusoptimierung, Effizienzsteigerung und Nutzerzufriedenheit und stellt sicher, dass FM-Leistungen von Anfang an wertschöpfend, kostenbewusst und strategiekonform ausgerichtet sind.
Wertorientiertes Facility Management bei Standortverlagerungen
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PHASE 1 (APRIL – JUNI 2025): STRATEGISCHE ZIELSETZUNG (WOFM + VE/VM)
Grundsatzentscheid & Ziele
Warum Wertorientiertes FM? Ziel: FM von Kostenfaktor zu Werttreiber (Produktivität, ESG, Branding).
Value Management (VM) als Dachstrategie, Value Engineering (VE) als Projektspezifische Methodik.
Minimierung reiner Kostendenke → Lebenszyklus, Nutzererlebnis, Nachhaltigkeit.
Organisation & Mitbestimmung
BR (BetrVG) => Personaleinbindung, keine unkontrollierte Outsourcing-Welle.
FM-Leitung => Masterplan: Zeit, Budget, Minimierung Kompetenzkonflikte.
Risiko- & Krisenmanagement
Potenzielle Barrieren: Silo-Denken, fehlende Kultur.
Notfallpläne => “Wenn Management Widerstände, Budgetkürzungen?”
Projektteam & Zeitplan
Team: FM, Einkauf, BR, IT, HSE, externer WOFM-/VE-Berater,
Go-Live Jan. 2027 => WOFM fest integriert.
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PHASE 2 (JUNI – SEPTEMBER 2025): BEDARFSERMITTLUNG, STAKEHOLDER-ANALYSE & ANFORDERUNGSMANAGEMENT (WERTE & VE/VM-ZIELE)
Bedarfsanalyse
Welche Werte wollen wir steigern? (Nutzerzufriedenheit, Lebensdauer TGA, ESG?), Minimierung reinem Kostendruck.
VE/VM-Fokus => Identifiziere Hauptcosttreiber & Werttreiber.
Stakeholder
Intern: FM, BR, IT, Personal, Controlling, Geschäftsleitung.
Extern: TTS-Provider, Wartungs-/Energiedienstleister, etc.
Anforderungsmanagement
Definiere WOFM-KPI: XLA (Nutzererlebnis), ESG-Kennzahlen, Lifecycle-Kosten, Minimierung unklarer Messgrößen.
VE-Workshop => identifiziere Bauteile/Prozesse, die man wert- und funktionsoptimieren kann.
Arbeitsschutz & ESG
BetrSichV => Betreiberverantwortung, Minimierung Haftungsrisiko.
ESG => CO₂-/Energie-Reduktion, Minimierung Ressourcenverschwendung.
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PHASE 3 (SEPTEMBER – DEZEMBER 2025): WOFM-KONZEPT & AUFBAUORGANISATION (VALUE ENGINEERING-WORKSHOPS, ESG, DIGITALISIERUNG)
WOFM-Konzept
Leitlinien => WOFM-Philosophie, Balanced-Scorecard? Minimierung reiner Kosten-KPI.
VE => Projektspezifische Methodik => Funktionsanalyse, Alternative-Lösungen, Minimierung Over-Design.
Aufbauorganisation
Rollen: Value Manager, Service Owner, Minimierung Doppelverantwortlichkeiten.
Mitbestimmung => BR => “Zustimmung, kein Personalabbau?”
ESG & Digitalisierung
CAFM, IoT, KPI-Dashboards => Minimierung manuelle Auswertung,
VE => “Wo IoT-Sensoren real Mehrwert?” => Minimierung Over-Engineering.
Betreiberverantwortung
BetrSichV => “wer hat Pflichten?” => Minimierung Halbwissen => klare Pflichtenübertragung.
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PHASE 4 (DEZEMBER – MÄRZ 2026): INTEGRATION IN FM-PROZESSE (CAFM, SLA, VE-CHECKLISTEN, VM-KENNZAHLEN)
Prozessintegration
Service Desk, SLA => Reaktionszeit, Minimierung Ausfall,
VE-Checklisten => “Vor Auftragserteilung => Funktionsanalyse?”
Business Cases
Value Management => ROI-Berechnungen, ESG-Impact, Minimierung Blindinvest.
MitbestimmungMitbestimmungMitbestimmung => BR => “Einverständnis?”
Digitalisierung
CAFM-Schnittstelle, KPI => “Echtzeit Energie + Auslastungsdaten?” Minimierung Schätzwert.
Minimierung redundanter Tools => “Zentrale FM-Plattform?”
Arbeitsschutz
BetrSichV => Integration => Minimierung Non-Compliance => “Allen Prozessen hinterlegt.”
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PHASE 5 (MÄRZ – AUGUST 2026): PILOTPHASE, IMPLEMENTIERUNG WOFM-TOOLS (KPI-DASHBOARDS, VE-PROJEKTBEISPIELE), SCHULUNGEN
Pilot
Einige FM-Services (z. B. Instandhaltung, Reinigungsmanagement) => WOFM-KPI + VE => Minimierung Misserfolg.
KPI => “Nutzerzufriedenheit, CO₂-Einsparung?”
Tools & VE-Projekte
VE-Projektbeispiel: z. B. TGA-Modernisierung => Funktionsanalyse => Minimierung Over-Design,
VM-Kennzahlen => [Nutzer-Value, ROI, Lifecycle-Kosten?].
Schulungen
FM-/Einkaufsteams => WOFM-Methodik, KPI-Dashboards, VE/VM-Verfahren, Minimierung Kulturschock.
Mitbestimmung => BR => “Einwilligung?”
KVP
Lessons Learned => “Optimierungen an Tools, Clause Library?” Minimierung Prozessfehler.
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PHASE 6 (JUNI – OKTOBER 2026): ROLL-OUT, MITBESTIMMUNG, BETREIBERVERANTWORTUNG & SERVICE-LEVEL-MANAGEMENT (VE/VM)
Voll-Rollout
Alle FM-Services => TTS, Energie, Wartungs- & Instandhaltungs-Verträge => Minimierung Teillösungen,
SLA => “Reaktion <2h? KPI => ESG-Performance?”
Mitbestimmung & Pflichtenübertragung
BR => “Keine unkontrollierte Outsourcing-Welle?” Minimierung Konflikte,
BetrSichV => Pflichtenübertragung => “Wer haftet bei TGA-Failure?”
Service-Level-Management
SLA/KPI/XLA => Tracking, Minimierung Verstöße => “Sanktionen?”
VE => Projektspezifische Umbauten => Minimierung Overcost.
Risikomanagement
Notfallpläne => “Ersatzlieferanten, TTS-Ausfall,” Minimierung Serviceunterbrechung,
Minimierung Value-Loss => Stabile FM-Prozesse.
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PHASE 7 (SEPTEMBER – NOVEMBER 2026): AUDITS, KVP & RISIKOMANAGEMENT (WOFM-PERFORMANCE) & FINALE OPTIMIERUNG
Audits
Interne/externe => “Erreichen wir WOFM-Ziele (Produktivität, ESG, Lifecycle-Optimierung)?” Minimierung Abweichung,
VE−ReviewVE-ReviewVE−Review => “Sind Umbauten, TGA, IoT-Lösungen wertorientiert?”
KVP & Innovationsmanagement
Lessons Learned => “VE/VM Clause-Library updaten, CR-Verfahren?” Minimierung Wiederholfehler,
KI-basierte Prognosen? => Nächste Ausbaustufen.
Risikomanagement
Stabile FM => Minimierung Ausfall => Notfallpläne + VE-Backups => Value-Safeguards,
Minimierung Reputationsrisiken => “Transparente KPI.”
Übergabe Neubau
Neubau ab Jan. 2027 => WOFM & VE/VM => “Integration abgeschlossen?” Minimierung Schnittstellenprobleme.
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PHASE 8 (DEZEMBER 2026 – JANUAR 2027): GO-LIVE & INTEGRATION INS REGELBETRIEB (NACHHALTIGE WOFM-STRUKTUR MIT VE/VM)
Finaler Hochlauf
Ab Januar 2027: WOFM => komplett aktiv, SLA & KPI => Minimierung “Kosten-only-Kultur,”
VE/VM-Werkzeuge => dauerhafte Funktionsanalyse, Prozessoptimierung.
Regelbetrieb
FM-Teams => ständige Pflege => “Neue CR? Geänderte KPI? Umbauten => VE-Workshops?” Minimierung Overcost.
Service Desk => “Ticket => BFS -> Impact auf WOFM-KPIs?”
Korrekturmaßnahmen & KVP
KPI => “Nutzerzufriedenheit, Lifecycle-Cost-Savings, ESG-Impacts?” Minimierung Abweichung => CR => “Nachsteuern?”
Mitbestimmung => BR => “Akzeptanz Personalseitig?”
Langfristige Stabilisierung
Jährliche Audits, Minimierung Non-Compliance => BetrSichV, ESG, GEFMA, ISO 41001,
Innovationsmanagement => “Stetige Weiterentwicklung VE/VM, agile WOFM-Kultur.”
