Verständnis der Kosten

Die Kostenrechnung liefert wesentliche Daten und Methoden zur Bewertung von Wertanalyse- (WA) und Wertmanagementprojekten (VM). Ohne sie ist es unmöglich zu beurteilen, ob Kostensenkungs- oder Gewinnziele erreicht wurden. Wertanalysten benötigen daher ein grundlegendes Verständnis der Kostenrechnung.

Kostenüberlegungen sind integraler Bestandteil jedes Schritts der Wertanalyse. Bei der Auswahl eines Projekts ist es entscheidend, das Potenzial für Kosteneinsparungen abzuschätzen. Analysten müssen zwischen Kosten unterscheiden, die WA beeinflussen kann und nicht, während sie eine umfassende, ganzheitliche Sichtweise beibehalten, um die Auswirkungen auf die Kostenstruktur genau zu bewerten. Dies verhindert Fehleinschätzungen des Projekterfolgs, indem sichergestellt wird, dass alle positiven und negativen Auswirkungen auf die Kosten erfasst werden. Beispielsweise könnte im deutschen Facility Management das Übersehen potenzieller versteckter Kosten bei der nachhaltigen Nachrüstung die Bewertung der Rentabilität eines Projekts verzerren.

Die Kostenrechnung, ein Segment der Betriebsbuchhaltung, konzentriert sich auf die Ermittlung des Verbrauchsaspekts des Produktionsprozesses. Es erfasst die Ausgaben im Zusammenhang mit der Erbringung von Facility-Management-Dienstleistungen. Dies steht im Gegensatz zur Leistungsrechnung, die die Output- oder Produktionsseite misst. Zusammen bilden diese die Gewinn- und Verlustrechnung, die einen umfassenden Überblick über die finanzielle Leistung des Unternehmens gibt (Steger 2006).

Während die Kostenrechnung kein Schwerpunkt der Wertanalyse ist, liefert sie wertvolle Erkenntnisse für Analysten, die an Facility-Management-Projekten beteiligt sind. Zu den wichtigsten Aspekten gehören die Identifizierung von Kostentreibern, das Verständnis der Ressourcenallokation und die Bewertung von Ausgabenmustern. Durch die Anwendung dieser Prinzipien können Wertanalysten dazu beitragen, Kosten zu senken, die Effizienz zu verbessern und den Anlagenbetrieb zu optimieren, um sicherzustellen, dass die Dienstleistungen an den strategischen Finanzzielen ausgerichtet sind.

• Kostenartenrechnung: In diesem Schritt werden alle Kosten erfasst, die während des Betriebs anfallen. Im Facility Management umfasst dies Ausgaben wie Wartungsmaterial, Arbeitskosten und Verwaltungsaufwand

• Kostenstellenrechnung: Kosten werden nach dem Verursachungsprinzip den spezifischen Betriebsbereichen zugeordnet, in denen sie entstanden sind. Zum Beispiel würden die mit Reinigungsdiensten verbundenen Kosten der Abteilung für Gebäudewartung zugerechnet.

• Kostenträgerrechnung: Die Kosten werden dann innerhalb eines Abrechnungszeitraums auf die einzelnen Leistungen (Kostenträger) verteilt, z. B. Wartung von HLK-Anlagen oder Gebäudesicherheit. Dies bildet die Grundlage für eine kurzfristige Gewinn- und Verlustrechnung.

In der Vollkostenrechnung werden alle Kosten einem Kostenträger zugeordnet. Es wird zwischen direkten Kosten und Gemeinkosten unterschieden. Direkte Kosten, wie z. B. Material und Produktionslöhne, werden direkt einem Kostenträger zugeordnet. Gemeinkosten wie Lager- oder Verwaltungsgehälter können dagegen nur über die Klassifizierung zugeordnet werden.

Gemeinkosten werden nach dem Durchschnittsprinzip Kostenträgern mit Abrechnungssätzen zugeordnet. Die gesamten Stückkosten, die sogenannten Selbstkosten, bilden dann die Grundlage für die Ermittlung des Verkaufspreises. Im Facility Management hilft dieser Ansatz, genaue Preise für Dienstleistungen wie Gebäudewartung oder Sicherheit festzulegen, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben berücksichtigt werden, und bietet den Kunden wettbewerbsfähige Preise, die den erbrachten Wert widerspiegeln.

Die Teilkostenrechnung unterscheidet zwischen variablen und fixen Kosten, wobei nur die variablen Kosten dem Kostenträger zugeordnet werden. Durch den Ausschluss fester Gemeinkosten hilft diese Methode, Kostenänderungen zu identifizieren, die sich aus alternativen Entscheidungen ergeben.

• Preispolitik: Hilft bei der Festlegung wettbewerbsfähiger Preisstrategien.

• Verfahrensauswahl: Bestimmt die effizientesten Prozesse.

• Optimales Produktionsprogramm: Identifiziert den besten Produktionsplan.

• Interne vs. externe Beschaffung: Bewertet, ob intern produziert oder ausgelagert werden soll.

• Zusätzliche Auftragsannahme: Bewertet die Rentabilität der Annahme weiterer Aufträge.

Eine frühzeitige Kostenidentifikation ist entscheidend für ein effektives Kostenmanagement während des gesamten Projektlebenszyklus im Facility Management. Dieser proaktive Ansatz beinhaltet eine "aktuelle" Kalkulation, die sich am Entwicklungsprozess ausrichtet und zum Zeitpunkt jeder konstruktiven Entscheidung ein sofortiges Verständnis und Auswirkungen auf die Kosten ermöglicht. Bei der Festlegung eines Kostenziels werden von Anfang an alle damit verbundenen Kosten einer neuen Dienstleistung oder eines neuen Produkts anhand der etablierten Kostenstruktur des Unternehmens berechnet.

Traditionelle Methoden der Kostenrechnung greifen in diesem Bereich aufgrund ihres retrospektiven Charakters zu kurz. Stattdessen werden spezialisierte Verfahren eingesetzt, die Entwicklungsparameter integrieren, die für eine fundierte Entscheidungsfindung unerlässlich sind. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Facility-Management-Projekte wie Neubau oder Nachrüstung von Anfang an Budgetbeschränkungen und finanzielle Ziele erfüllen.

Die Kostenschätzung bietet eine grundlegende, wenn auch etwas ungenaue Methode zur Kostenvorhersage. Subjektivität kann Schätzungen beeinflussen, aber die Genauigkeit verbessert sich, wenn die Kosten für Komponenten und Vorgänge einzeln geschätzt und dann aggregiert werden. Diese Methode kompensiert zufällige Fehler in einzelnen Schätzungen.

Im Facility Management profitiert die Abschätzung der Kosten für neue Initiativen wie Gebäudesanierungen oder energieeffiziente Installationen von der Einbeziehung mehrerer Experten. Die Einbeziehung präziser Kostenkalkulationen neben Schätzungen verfeinert die Genauigkeit weiter. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Facility-Management-Projekte realistische Budgetanforderungen widerspiegeln, strategische Entscheidungen leiten und Stakeholdern helfen, Ressourcen effektiv zu verwalten.

Bei der Gewichtskostenberechnung wird ein Verhältnis zwischen den Kosten und dem Gewicht bestehender Produkte ermittelt. Dieser Gewichtskostensatz wird dann mit dem Gewicht eines ähnlichen neuen Produkts multipliziert, um seine Kosten zu schätzen. Die Genauigkeit dieser Methode verbessert sich mit zunehmender Produktgröße und Produktionsmenge aufgrund des höheren Materialkostenanteils.

Dieser Ansatz kann für die Schätzung der Kosten von Geräten oder Strukturelementen, wie z. B. HLK-Systemen oder Dachmaterialien, wertvoll sein. Durch den Vergleich der Gewichtskostensätze zuvor implementierter Installationen können Facility Manager die Kosten für die Skalierung ähnlicher Produkte besser vorhersagen und sicherstellen, dass Projekte den Budgetrichtlinien entsprechen und konsistente Qualitätsstandards einhalten.

Die Materialkostenmethode geht davon aus, dass das Verhältnis von Materialkosten zu Herstellungskosten für strukturell ähnliche Bauteile konstant bleibt. Durch die Ermittlung der Materialkosten basierend auf Volumen oder Gewicht können diese Werte zur Schätzung der Herstellungskosten extrapoliert werden.

Diese Methode hilft Projektteams, die Herstellungskosten für ähnliche Strukturelemente wie HLK-Leitungen oder Dachpaneele genau zu prognostizieren. Die Kenntnis dieser Kosten im Voraus ermöglicht eine bessere Budgetierung und eine effiziente Ressourcenallokation. Dieser Ansatz ermöglicht es Managern auch, Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu identifizieren, indem alternative Materialien analysiert oder Produktionsmethoden optimiert werden, um eine kostengünstige Projektabwicklung sicherzustellen.

Kurze Berechnung mit Ähnlichkeitsbeziehungen schätzt die Herstellungskosten eines neuen Designs basierend auf den bekannten Kosten eines bestehenden Designs. Diese Methode verwendet Kostenwachstumsgesetze, die die Beziehung zwischen Kosten und geometrischen Eigenschaften wie Volumen, Oberfläche oder Querschnittslänge definieren.

Dieser Ansatz hat sich bei der Abschätzung der Kosten für Großinstallationen wie HLK-Anlagen oder Fassadenrenovierungen bewährt. Durch die Anwendung bekannter Herstellungskosten auf ein neues, geometrisch ähnliches Projekt können Facility Manager Material- und Arbeitskosten genau vorhersagen. Dies ermöglicht eine bessere Budgetprognose, eine strategische Ressourcenallokation und ein effizientes wertorientiertes Facility Management für Anlagen-Upgrades oder Neubauprojekte.

Bei der Ermittlung von Kosten auf Basis von Differenzkosten dient eine bekannte Variante als Bezugspunkt. Bei der Berechnung werden Kosten abgezogen, die in der neuen Version nicht anfallen, und Kosten hinzugefügt, die nur in der neuen Version verfügbar sind.

Diese Methode ist besonders wertvoll, wenn es darum geht, Kosten für Systemerweiterungen oder -modifikationen abzuschätzen. Beispielsweise würde das Ersetzen eines bekannten HLK-Systems durch ein energieeffizienteres Modell Kosten wie Wartung oder Kraftstoffverbrauch des alten Systems eliminieren und gleichzeitig neue Kosten wie Installation und Softwareintegration einbeziehen. Dieser Ansatz gewährleistet eine genaue Budgetierung für Projekte, richtet die Kosten an den erwarteten Verbesserungen aus und unterstützt ein effizientes Wertemanagement.